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Gmail: come usare le stelle al meglio e vivere più felici

Le iconcine che ci consentono di contrassegnare le email possono diventare un (colorato) valido aiuto nella gestione quotidiana della nostra casella di posta Gmail

Gmail: come usare le stelle al meglio

Per molti la posta elettronica è ormai lo strumento di lavoro più utilizzato. Inviamo e riceviamo quotidianamente di tutto: foto, documenti, newsletter, spam (purtroppo), presentazioni e cazzatine varie. Un vero mare di informazioni nel quale possiamo fare solo due cose: nuotare o affogare.

Lezioni di nuoto by Google

Penso di non scrivere una sciocchezza, affermando che Gmail è il miglior servizio di posta elettronica al mondo. Per di più gratuito (fatta eccezione per la sua variante delle Google Apps for Business)!

Quindi, sgombrato il campo da tutti gli altri servizi di posta elettronica, vi racconto uno dei possibili impieghi delle stelle colorate che Gmail ci mette a disposizione per contrassegnare le email, in modo tale da semplificarci la vita e cercare di nuotare nel nostro mare di informazioni.

Innanzi tutto andate nelle impostazioni della vostra casella Gmail

Gmail impostazioni

e attivate tutti gli indicatori a disposizione (di default mi sembra ne sia abilitato solo uno)

Attivare tutte le stelle

A questo punto vediamo come possono aiutarci tutte queste icone colorate!

Un, due, tre... stella!

Ovviamente ognuno può dare il significato che vuole a queste icone ma voglio comunque raccontarvi come io, dopo anni di intenso utilizzo di Gmail, sono riuscito a trovargli un significato (e un nome!) che mi consentono di nuotare senza affogare.

Stella gialla si chiama Occhiatina e mi dice che quella mail merita un'occhiatina ma solo quando avrò tempo... Non è niente di urgente e non è richiesta nessuna azione.

Stella arancione si chiama Willy (da "will do"... farò) e mi dice che nella mail c'è qualcosa che devo fare. Non c'è una scadenza precisa ma indica è richiesta un'azione.

Stella rossa si chiama ToDo e mi dice che devo fare una cosa appena posso. Si tratta di una cosa urgente e sicuramente c'è una scadenza a breve.

Stella verdeStella bluStella viola si chiamano Marchetta e mi segnalano che c'è qualcosa che devo fare appena posso e che andrà fatturata a parte. I colori diversi sono solo per non confondere email contigue. Si tratta di una cosa che ha una scadenza (se è pagata bene è pure urgente cool) e che richiede un'azione.

Freccette si chiama Senso unico e mi contrassegna cose da pagare. La odio.

Flag si chiama Flag (banale) e mi contrassegna le email con richieste di attività (che prima erano contrassegnate da una Marchetta) che sono state ultimate ma ancora in attesa di essere fatturate

Info si chiama Sapientino e indica una email che contiene informazioni utili ancora da archiviare (date di nascita, numeri di telefono, numeri di partita iva ecc.). Quando i dati vengono archiviati nelle opportune sedi (rubrica, software gestionale ecc.), il contrassegno viene rimosso.

Domanda si chiama Quiz e contrassegna le richieste di preventivo in attesa di essere lavorate.

Esclamativo gialloEsclamativo rosso non le uso più perché mi contrassegnavano cose talmente urgenti che non facevo più in tempo manco a metterle che già ero al lavoro. Ormai inutili :-)

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